على بركة الله تعالى جرى تصميم نظام قاعدة بيانات الطلبة والارشفة الالكترونية لبيانات وملفات الطلبة في ساحة عمل دائرتنا، وهو جزء اساسي في عمل الدوائر الثقافية، لما يوفره النظام على إمكانيات الحصول على بيانات دقيقة للطلبة ومفصلة التي تطلبها دائرة البعثات، وسهولة الوصول اليها بطرق بحث من حيث حالة الطالب (مستمر او متخرج) او نوع الدراسة (زمالة او بعثة او أجازه دراسية او نفقة خاصة ) او نوع الشهادة (بكالوريوس او ماجستير او دكتوراه ) او اسم البلد ( رومانيا ، أوكرانيا ، بولندا ، هنغاريا …الخ) ، ويمكن ان يعمل الان بطريقة off- line أي ان كل دائرة ثقافية ( لندن ، كوالالمبور، ..الخ ) تعمل بشكل منفصلة باستخدامServer خاص بها، على امل ان يتم توحيد العمل من قبل دائرة البعثات بـ Serverموحد لجميع الدوائر الثقافية ، وجرى انجاز هذا العمل بالتعاون مع المبرمج ( جعفر احمد عبد الرضا عبد الرزاق)، موظف في كلية الهندسة/ جامعة ذي قار، وعلى مدار ستة أشهر جرى خلالها اعدادة التصميم والتنفيذ وابداء الملاحظات حتى خرج بالشكل النهائي وتم تجربته بإدخال (857) قيد، كل قيد عبارة عن كلف طالب.
